Pengertian Purchasing dan Pekerjaan di Bagian Purchasing

03.20 clash dragon 0 Comments


Seperti yang sudah kita ketahui, kegiatan utama dari suatu perusahaan adalah memproduksi barang atau jasa. Dalam kegiatan produksinya, ada perusahaan yang membuat barang dari proses awal hingga akhir. Ada juga yang membuat setengah tahap, dimana bahan mentah atau beberapa komponennya dibeli dari perusahaan lain.
Adanya kegiatan ini menyebabkan munculnya divisi yang menangani akan pembelian barang – barang. Sehingga, ketersediaan barang akan terealisasikan dan tidak menghambat proses produksi. 

Pengertian Purchasing adalah

Purchasing adalah kegiatan yang menangani segala pembelian, pencarian pemasok, negosiasi harga, membuat purchase order, work permint, pembayaran, hingga menjaga hubungan dengan pemasok. Di dalam perusahaan, bagian yang menangani purchasing adalah divisi purchasing.
Tentunya, sebuah perusahaan yang berhubungan dengan produksi membutuhkan orang – orang yang bekerja di bagian purchasing. Untuk kamu yang tertarik berkarir di perusahaan dalam bidang purchasing, artikel ini sangat tepat untuk kamu.
Setelah mengetahui pengertian purchasing adalah sebagaimana tercantum di atas, kamu harus mengetahui tugas dan tanggung jawab seorang purchasing officer sebelum mantap masuk dalam divisi purchasing.

Tugas Divisi Purchasing adalah sebagai berikut

Tugas yang dilakukan divisi purchasing adalah seputar pembelian dari awal hingga akhir. Tidak hanya memesan, beli, dan membayar, namun banyak tahapan yang harus dilakukan. Diantaranya tugas dari divisi purchasing adalah sebagai berikut:
1.    Menyusun daftar pembelian barang yang dibutuhkan perusahaan.
2.    Mengkategorikan daftar pembelian barang, apakah masuk ke dalam barang yang dibeli secara berulang atau sekali beli.
3.    Menyusun daftar pemasok.
4.    Meminta persetujuan pembelian kepada bagian keuangan.
5.    Menghubungi pemasok untuk mendapatkan penawaran harga.
6.    Menganalisa penawaran dari pemasok, dari segi harga, kualitas, spesifikasi.
7.    Melakukan negosiasi sehingga mendapatkan pemasok yang paling sesuai.
8.    Membuat purchasing order (PO).
9.    Mengirimkan PO kepada pemasok.
10.    Memastikan pengiriman barang berjalan dengan baik.
11.    Melakukan pengecekan barang ketika sudah tiba.
12.    Membuat dokumentasi dokumen penjualan.
13.    Mediasi dengan bagian logistik untuk pencatatan barang yang masuk.
14.    Mediasi dengan bagian keuangan untuk pembayaran barang atau jasa yang dibeli.
15.    Melakukan review.

Keahlian yang Dibutuhkan Divisi Purchasing adalah

Untuk bekerja di divisi purchasing, dibutuhkan keahlian khusus. Kegiatan pembelian barang hingga proses akhir tidak semudah yang dibayangkan, sehingga keahlian – keahlian khusus diperlukan di sini. Keahlian yang dibutuhkan untuk bekerja di divisi purchasing adalah:
1.    Komunikasi dan Negosiasi yang Baik
Dalam pekerjaannya, divisi purchasing harus berkomunikasi dengan departemen lain dalam perusahaan untuk mengetahui kebutuhan setiap departemen. Selain itu, hubungan yang baik dengan pemasok juga diperlukan. Apalagi keahlian negosiasi, sangat penting untuk mendapatkan apa yang diinginkan perusahaan, terlebih untuk memperkecil biaya.
2.    Memiliki Koneksi dengan Pemasok Barang dan Jasa
Sebagai sebuah perusahaan, terkadang memerlukan kebutuhan yang beraneka macam. Bisa jadi bukan hanya barang untuk produksi, tapi juga jasa seperti fotografer, penulis, atau desain grafis misalnya. Seorang staf purchasing harus memiliki jaringan yang bagus supaya mudah dalam pencarian pemasok tersebut. Pemasok dapat berupa perusahaan lain atau individu.
3.    Dapat Mencatat dan Mendokumentasikan secara Terorganisir
Keahlian dalam mencatat dan mendokumentasikan juga diperlukan staf divisi purchasing. Hal ini dikarenakan banyaknya proses pengadaan barang dan jasa yang terjadi di perusahaan.
4.    Ahli dalam Menggunakan Software Komputer
Pencatatan dan dokumentasi memerlukan komputer, sehingga harus mahir menggunakan komputer dan pengoperasian software yang berhubungan dengan kegiatan purchasing.
5.    Paham Perpajakan
Pembelian biasanya tidak hanya seputar harga barang saja, tapi juga menyangkut pajak barang yang dibeli. Sehingga memahami perpajakan juga diperlukan di divisi ini.

0 komentar: